Wenn Sie auf (Re-)Zertifizierungsaudits und Begutachtungen blicken – was sind derzeit die größten Herausforderungen für Unternehmen? Lassen sich bestimmte aktuelle Trends beobachten?

Die größten Herausforderungen für Unternehmen bestehen aus meiner Sicht darin, dass die Managementsysteme und deren Umsetzung im Unternehmen sehr komplex sein können. Die Integration der Managementsysteme in ein Unternehmen wird von den Zertifizierungs- und Akkreditierungsstellen kritisch hinterfragt und gezielt begutachtet. Aber auch der risikobasierte Ansatz gewinnt deutlich an Bedeutung. Oft wird hier die Betrachtung der Chancen vernachlässigt. Allgemein lässt sich ein Trend ablesen, dass die Managementsysteme in einem Unternehmen gelebt werden müssen und dies auch nachzuweisen ist.

Was macht die Abweichungen und den Umgang mit Ihnen so problematisch?

Abweichungen basieren auf Normenanforderungen. Diese sind oftmals sehr allgemein formuliert und müssen auf ein Unternehmen runtergebrochen werden. Für die Schließung von Abweichungen gilt es, eine optimale Balance zu finden. Zum einen muss die Normenanforderung erfüllt werden, zum anderen muss die Umsetzung für das Unternehmen annehmbar sein und darf das Unternehmen und dessen Prozesse nicht verkomplizieren.

Die Herausforderung „Abweichungen“ besteht doch quasi schon, seit es „Audits und Begutachtungen“ gibt. Warum hat das Thema zuletzt so an Bedeutung gewonnen?

Richtig. Begutachtungen und Audits in jeglicher Form gibt es schon sehr lange. Aber die Komplexität der Anforderungen steigt stetig, sei es durch Gesetze, Kundenanforderungen, Normenrevisionen oder aber auch durch die Verschärfung der Normenauslegung der öffentlichen Stellen für Zertifizierungs- beziehungsweise Akkreditierungsstellen. Diese Veränderungen haben dann verständlicherweise einen direkten Einfluss auf Zertifizierungsaudits oder aber auch auf Begutachtungen zum Beispiel im Zusammenhang mit einer DIN EN ISO IEC 17025 Akkreditierung.

Wie kann die Consulting-Leistung der DGQ bei der Behebung von Abweichungen nach einem (Re-)Zertifizierungsaudit oder Begutachtungen helfen?

Die Berater der DGQ sind unabhängig, das heißt sie haben einen anderen Blickwinkel auf die Abweichungen. Das ermöglicht neue Umsetzungsideen. Oftmals lässt sich durch eine Beratung ein pragmatischer Ansatz finden, die Abweichung mit geringem Aufwand und trotzdem normenkonform schließen zu können. Für komplexere Abweichung können die DGQ-Berater auf ihr Know-how zurückgreifen, das die Unternehmen dann umfassend bei der Schließung der Abweichung unterstützt.

Wie läuft der DGQ-Beratungsprozess genau ab? Was macht ihn so besonders?

In der Regel gibt es ein Kick-off-Meeting, wo sich das Unternehmen und der Berater zusammensetzen, sich kennenlernen und die Abweichungen begutachten. Das Unternehmen und der Berater legen anschließend gemeinsam eine Roadmap fest, wie die Abweichungen behoben werden können. Oftmals sind Remote-Sessions dafür ausreichend. Hilfreich ist es, wenn der Berater einen festen Ansprechpartner im Unternehmen hat, mit dem er die Schließung der Abweichungen koordiniert. Die Besonderheit des DGQ-Beratungsprozesses ist das gemeinsam angestrebte Ziel und der Weg dorthin. Der Berater versucht, Prozesse zu optimieren, das Unternehmen zu unterstützen, ohne es dabei zu sehr einzuschränken. Betonen möchte ich auch noch einmal das gemeinsame Vorgehen. Wir wollen keine Lösungen „überstülpen“ – sie müssen zum Unternehmen passen und das geht nur durch eine intensive Zusammenarbeit.

Welche Methoden und Tools werden verwendet, um Unternehmen bei der Behebung der kritischen Abweichungen schnellst- und bestmöglich unterstützen zu können?

Ich empfehle für die Behebung ein 8D-Report, womit Abweichungen bewertet und dokumentiert werden können. Zusätzlich lassen sich mittels des 8D Reports vor allem die oft tiefer sitzenden Fehlerursachen identifizieren, um nur einen Vorteil hervorzuheben. Erst die Beseitigung der Fehlerursache gewährleistet eine wirksame Behebung der Abweichung. Der Report kann auf die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden. Um Abweichungen schnell und bestmöglich zu beheben, ist eine Analyse der Prozesse des Unternehmens notwendig, nur dann kann man schnell und effektiv handeln und die Maßnahmen optimal implementieren. Ein Audit, durchgeführt durch die Berater der DGQ, kann dabei helfen, Abweichungen vor dem offiziellen Audit/Begutachtung zu identifizieren und die Normenkonformität im Vorhinein zu überprüfen und eventuelle Abweichungen zu verhindern.

Was sind Ihre bisherigen Erfahrungen, wenn Sie Unternehmen beraten? Was sind die größten Hürden, aber auch Hebel für den erfolgreichen Umgang mit Abweichungen?

Die größten Hürden sind immer die Implementierung der Anforderungen in die bereits etablierten Geschäftsprozesse der Unternehmen. Zusätzlich müssen die Anforderungen nachweislich im Unternehmen gelebt und nach dem Top-Down Prinzip ausgerollt werden. Das ist insbesondere bei lang bestehenden QM-Systemen nicht immer einfach. Weitergehend muss der Wille im Unternehmen vorhanden sein, die Veränderungen durch Abweichungen zu akzeptieren. Ein „Das haben wir bisher immer so gemacht….“ ist an der Stelle meist kontraproduktiv. Der erfolgreiche Umgang mit Abweichungen ist eine Mischung aus Veränderungen, Akzeptanz, Fokussierung und Zusammenhalt im Unternehmen. Wenn das alles vorhanden ist, dann steht einer erfolgreichen Bearbeitung der Abweichungen nichts mehr im Wege…